Tiedottajan tehtävät

Tiedottajan tehtävät:

1. Kotisivujen (yhdistysavain) päivitystä
2. Facebookin ja Instagramin keskustelusivut, ylläpitää ja valvoo niitä
3. Tiedottaminen mm. Forum24 ja Rantalakeus -lehdet

Yhdistystoimintaan liittyy aina tiedottaminen. Tiedottaminen ei ole yhdistyksen päämäärä sinänsä, vaan sen tehtävänä on tukea yhdistyksen tavoitteiden toteutumista. On vaikea kuvitella tuloksiin pyrkivää yhdistystä, joka ei haluaisi kertoa itsestään ja toiminnastaan mitään.

Jäsenten perusoikeuksiin kuuluu tiedonsaanti yhdistyksen toiminnasta. Huonosta tiedon kulusta seuraa monenlaista harmia: tilaisuuksiin ei tule väkeä, päätöksistä tehdään erilaisia tulkintoja, syntyy ristiriitoja ja kuppikuntia. Salamyhkäisyys herättää myös epäluuloa. Miten yhdistys ylipäätään voi saavuttaa tavoitteitaan, jos se ei halua jäseniään mukaan tavoitteiden eteenpäin viemiseen?

Avoin ja selkeä tiedottaminen

• lisää luottamusta yhdistyksen sisällä ja ulkopuolella
• lisää toimintaa ja motivoi jäseniä osallistumaan
• varmistaa, että kaikki tietävät, mihin ollaan menossa ja millaista polkua sinne kuljetaan
• haastaa vuoropuheluun ja saa aikaan vuorovaikutusta
• houkuttelee uusia jäseniä ja luo yhteistyösuhteita
• vaikuttaa halutun mielikuvan syntymiseen yhdistyksestä
• varmistaa avoimuuden ja läpinäkyvyyden yhdistyksessä.

Tiedottamisen lisäksi viestintä on yhdistystoiminnassa tärkeää. Viestintä on kaksisuuntaista, siihen liittyy vastavuoroisuus ja palaute. Tiedottaminen on taas yksisuuntaista tiedon jakamista tai välittämistä.

Yhdistyksessä pitää siis miettiä, miten yhdistyksen eri toimijat kertovat toiminnasta ja päätöksistä esimerkiksi jäsenille, hallitukselle ja yhdistyksen ulkopuolisille, sekä miten näiden vastaanottajien (esim. jäsenten tai mahdollisten uusien jäsenten) viestit ja palaute otetaan vastaan.

Sisäinen tiedottaminen

Sisäisellä tiedottamisella tarkoitetaan niitä asioita ja tapoja, joilla yhdistys kertoo toiminnastaan jäsenilleen.

Aktiivisen tiedottamisen yhdistys on aloitteellinen ja ennakoiva. Se haluaa kertoa jäsenilleen, mitä on tapahtumassa ja mitä tapahtuu juuri nyt. Yhdistys kertoo toiminnasta avoimesti ja tasa-arvoisesti kaikille jäsenilleen. Ilman tätä jäsenet eivät tiedä, mihin ja miten he voivat osallistua. On tärkeää varmistaa, että hallituksen päätöksistä ja päätösten valmistelusta tiedotetaan kaikille jäsenille, tai että tiedot ovat kaikkien jäsenten saatavissa.

Edelleen tehokkain tapa viestiä on vanha ja perinteinen: suusta korvaan tapahtuva viestintä, eli suullinen viestintä. Kokous on sisäisen tiedottamisen tärkeä paikka ja väline. Kaikki jäsenet eivät kuitenkaan aina pääse kokouksiin, ja siksi sisäistä tiedottamista tulee tehdä myös muilla tavoin. Yksi hyvä väline on toimintakalenteri, joka lähetetään jäsenille kevät- ja syystoimintakausien alussa. Toimintakalenteriin listataan kaikki sen toimintakauden tapahtumat sekä päivämäärät. Yhdistys voi lähettää jäsenilleen tietoa myös jäsenkirjeillä, -lehdellä tai sähköpostilla. Yhdistyksen omat verkkosivut ovat oiva tiedottamisen väylä. Yhdistys voi myös järjestää erilaisia tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia.

Yhdistykset käyttävät myös eri sosiaalisen median välineitä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä.

Ulkoinen tiedottaminen

Yhdistys haluaa kertoa toiminnastaan ja vaikuttaa asioihin. Ulkoisen tiedotuksen avulla yhdistys saa näkyvyyttä asialleen ja voi innostaa mukaan uusia jäseniä.

Suunnittelussa huomioitavaa:

• mistä haluamme tiedottaa, mitä haluamme saada aikaan (tarve ja tavoite)?
• kenet haluamme tavoittaa, kehen haluamme vaikuttaa (kohderyhmä)?
• miten saamme sanomamme perille (millä voimavaroilla, mitä kanavia pitkin)?
• miten käytännössä toteutamme tiedotuksen (millä välineillä)?
• kuka tekee mitäkin ja kuka vastaa mistäkin?

Ulkoista tiedottamista varten yhdistyksellä on hyvä olla yhdistyksen tietopaketti. Tässä paketissa olisi tiivistettynä kaikki oleellinen tieto yhdistyksestä (esimerkiksi historia, nykyinen tarkoitus ja tavoitteet, jäsenmäärä ja -profiili, saavutukset ja toiminnan esittely, avainhenkilöiden esittely). Tietopaketti toimii myös apuna perehdytettäess uusia jäseniä.

Lähde: Yhdistystoiminnan avaimet, Pirjo Rosengren ja Anneliina Törrönen (2008 KSL)